Отчёты по продажам в CRM: какие цифры смотреть руководителю

Отделите вопросы о нагрузке, скорости обработки, конверсии этапов и выручке. Для каждого запишите определение: какие сделки входят, какой датой считается событие, что делать с возвратом и повторной продажей. Одна колонка «сумма» не отвечает на все эти вопросы.

Проверьте, кто будет действовать по отчёту. Менеджеру полезен список просроченных действий, руководителю — распределение сделок и причины потерь, финансам — подтверждённые оплаты. Не заставляйте один график изображать все три процесса.

Сопоставьте фактическую работу команды с названиями стадий. Если сделки переводят в «успешно» до подписания или оплаты, сумма выигранных сделок не равна деньгам на счёте. Без отдельной интеграции с платежами или учётом CRM не знает фактическую прибыль и поступление.

Проверьте обязательные поля, ответственных и дубли. Несколько незакрытых сделок одного клиента могут быть нормой или ошибкой — задайте правило для вашего процесса. Дата создания, дата перехода стадии и дата оплаты не взаимозаменяемы.

Настройте период, направление, команду и источник обращения так, чтобы пользователь видел активные ограничения. В документации Битрикс24 описаны отчёты и фильтры; состав доступных показателей и функций зависит от конкретного тарифа и настроек. Дайте возможность перейти из агрегированного числа к списку сделок, из которых оно сложилось.

Для воронки укажите, учитываются ли сделки, созданные в периоде, или проходившие стадию в периоде. Это разные выборки. Подпишите знаменатель доли: доля от всех новых обращений и доля от предыдущего этапа дадут разные проценты.

Возьмите небольшой период и вручную проверьте несколько сделок из каждого итогового числа. Сравните с журналом заявок и с оплатами там, где речь идёт о денежных результатах. Если есть расхождение, исправьте правило учёта или дисциплину заполнения, а не скрывайте его красивой диаграммой.

Назначьте регулярную проверку качества данных и владельца определения метрик. При изменении этапов зафиксируйте дату изменения: старый и новый периоды могут быть несопоставимы. Отчёт должен помогать находить действие, а не только представлять итог месяца.